Instrukcja programu
Consolia e-sprawozdanie

z dnia 20-03-2019 (od wersji Programu 2.0.5.0)

Użyte skróty:

Program – Program Consolia e-Sprawozdanie autorstwa firmy APP TREND Sp. z o.o. służący do utworzenia pliku xml z eSF.

eSF – sprawozdanie finansowe jednostki wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (uwaga – nie dotyczy podmiotów raportujących zgodnie z MSR/MSSF); dotyczy sprawozdania według wzorca z załącznika nr 1 do UoR – Jednostka Inna w zł oraz Jednostka Inna w tys. zł.

KRS – rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;

MF – ministerstwo Finansów;

UoR – Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz.U.2018.395, ze zm.)

I. Uwagi ogólne do Programu

1. Rejestracja programu

Po zainstalowaniu programu na dysku komputera – dla możliwości korzystania z pełnej funkcjonalności programu niezbędna jest rejestracja.

Rejestracja polega na:

1. podaniu adresu email w polu pojawiającym się po naciśnięciu ikony „Rejestracja” (co powoduje wysłanie przez Serwer maila do Adresata, który musi zostać przez Adresata potwierdzony).
   

2. potwierdzeniu otrzymanego maila.
   

Po kliknięciu w link w mailu pojawia się komunikat:

2. Aktualizacja programu

Program jest sukcesywnie rozwijany. W przypadku pojawienia się jego aktualizacji rekomendujemy zainstalowanie na dysk komputera jego najnowszej wersji.

Uwaga:

1. zainstalowanie aktualizacji nie wymaga odinstalowania poprzedniej wersji programu (to znaczy nie wymaga odinstalowania poprzedniej wersji przy wykorzystaniu funkcji Windows dodaj/usuń programy),
2. zainstalowanie aktualizacji (bez odinstalowania poprzedniej wersji przy wykorzystaniu funkcji Windows dodaj/usuń programy) nie usuwa poprzednio wprowadzonych danych. Nowa wersja Programu „nagdrywa” automatycznie poprzednią wersję

Uwaga – od wersji Programu 2.0.5.0. w programie widoczne są dwie zakładki:

1. e-Sprawozdanie – umożliwia prace w Programie dla tych wszystkich osób, którzy pobrali program e-Sprawozdanie ze strony: https://elektroniczne-sprawozdania.pl/
2. Consolia – zakładka dotyczy tych klientów firmy APP Trend Sp. z o.o., którzy korzystają z rozwiązania Consolia – pełna obsługa sprawozdawczości i raportowania grup kapitałowych. Więcej na http://consolia.pl/

W zakładce Consolia następuje automatyczny transfer przygotowanych i zwalidowanych w Systemie Consolia danych finansowych dotyczących: aktywów, pasywów, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale własnym, rachunku przepływów pieniężnych oraz noty podatkowej w zakresie danych z odpowiednio jednostkowego lub skonsolidowanego sprawozdania finansowego.”

3. Pierwsze kroki. Dodanie spółki.

Należy wprowadzić dane dotyczące spółki w Menu Głównym +Dodaj firmę. (1)

Dalej (lub każdorazowo po uruchomieniu programu) należy wybrać firmę od Wyboru firmy. (2)

Dane firmy można zmodyfikować w zakładce Edytuj firmę. (3)

2) Dodanie, bądź wybór sprawozdania

Należy wybrać w Menu Głównym +Dodaj sprawozdanie i wybrać wariant (typ):

1. Jednostka Inna w Złotych,
2. Skonsolidowana Jednostka Inna w Złotych,
3. Jednostka Inna w Tysiącach,
4. Skonsolidowana Jednostka Inna w Tysiącach.

następnie należy nadać nazwę sprawozdania np. ABC_2018.

Zrzut ekranu dla wybranej firmy: ABC S.A.

Po zapisaniu Dodaj sprawozdanie od razu pojawia nam się zdefiniowane sprawozdanie:

Po nazwaniu sprawozdania – zarówno nazwa sprawozdania, jak i nazwa firmy widoczna jest w lewym górnym rogu ekranu (zrzut powyżej) – jest to eSF firmy „ABC S.A.” o nazwie: „ABC_2018”. Od wersji Programu 2.0.5.0. w lewym górnym rogu programu jest również informacja o wybranym typie (wariancie) sprawozdania

Wypełniamy poszczególne zakładki zaczynając od zakładki Nagłówek sprawozdania finansowego

Więcej informacji o wypełnieniu poszczególnych zakładek sprawozdania poniżej w instrukcji.

Dane w sprawozdaniu zapisujemy klikając przycisk Zapisz.

Rekomendujemy sukcesywne zapisywanie wprowadzanych danych dla danego sprawozdania.

Po zakończeniu pracy (po zapisaniu danych i zamknięciu programu), można ponownie wrócić do sprawozdania poprzez Otwórz sprawozdanie i wybór pozycji z listy zapisanych sprawozdań.

Program umożliwia kopiowanie sprawozdania jako innego wariantu, np. na Firma ABC_2018 z nową notą podatkową.

Uwaga – Program uniemożliwia zapis kopii (innej wersji) sprawozdania pod istniejącą już nazwą (pojawia się komunikat, iż zapisanie sprawozdania nie jest możliwe). Każda ze zdefiniowanych nazw sprawozdania musi być unikatowa.

II. Wprowadzanie danych do zakładek sprawozdania

(opis do wzorca/szablonu Jednostka Inna w Złotych, pozostałe wzorce/szablony należy wypełnić analogicznie)

1. Nagłówek sprawozdania finansowego
   
   

Wszystkie pola tej zakładki są obligatoryjne i należy je wprowadzić poprzez wybór daty z kalendarza, który otwera się po kliknięciu myszką w pole kalendarza.

Uwaga – zgodnie z ostatnio opublikowanymi wytycznymi MF data sporzadzenia sprawozdania finanoswego, to data podpsisu przez osobę sporzadzającą to sprwozdanie.

https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi/

2. Wprowadzenie do sprawozdania finansowego

Wypełniamy poszczególne pola programu. W części wstępnej pewne pola pojawiają nam się automatycznie – dla danych wprowadzonych do danej firmy.

Uwaga – MF wprowadziło szereg ograniczeń, co do pól do wprowadzenia. Jednym z nich jest wielkość danego pola. Dla wygody użytkownika program Consolia e-sprawozdania podaje z prawej strony danego pola ilość pól wpisaną oraz łączną maksymalną zdefiniowaną przez MF ilość pól. Pole spacji jest traktowane jako pole wypełnione (wchodzi do licznika wykorzystanych znaków).

Punkt 1C – wybieramy podstawowy przedmiot działalności z rozwijanej listy.

Jeżeli chcemy podać więcej niż jeden PKD dodajemy pola dodatkowe pola klikając na ikonę „+”

Naszym zdaniem wystarczające jest podanie jednego podstawowego przedmiotu działalności zgłoszonego do KRS jako działalność podstawowa – główna.

Uwaga – jeżeli dodamy drugie pole z PKD, to to pole staje się polem obligatoryjnym, musimy je wypełnić. Jeżeli chcemy usunąć drugie dodane pole – klikamy ikonę „-„ z lewej strony pola.

Punkt 1D

Uwaga – podmioty wpisane do KRS wypełniają tylko numer KRS! Pole NIP musi pozostać puste.

Pole NIP wypełniają tylko osoby fizyczne (dla nich MF przygotowało darmowy program, dostępny na stronie internetowej MF), niewpisane do KRS, raportujące plix xml ze eSF do MF. Wpisanie numeru NIP przez podmiot wpisany do KRS spowoduje odrzucenie pliku na bramce walidacyjnej w KRS.

Punkt 2 Czas trwania jednostki, jeżeli jest ograniczony

Jeżeli czas trwania jednostko nie jest ograniczony – nic nie wpisujemy w tym punkcie, pozostaje on wypełniony wzorcowo (automatycznie) jak powyżej.

Uwaga – jeżeli omyłkowo wybierzemy datę z kalendarza – pole kalendarza czyścimy stojąc w danym polu naciskając przycisk „Delete” bądź „Backspace”.

Jeżeli czas trwania jednostki jest ograniczony, klikamy „zaklik” w dolnym oknie i wówczas musimy podać opis uszczegóławiający, np. taki jak poniżej.

Punkt 3 Wskazanie okresu objętego sprawozdaniem finansowym

Wpisujemy daty jak w tytule punktu.

Punkt 4 Wskazanie, że sprawozdanie finansowe zawiera dane łączne, jeżeli w skład jednostki wchodzą wewnętrzne jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe

Uwaga 1 – cała nazwa pola wyświetla się w dymku pojawiającym się po najechaniu myszką na to pole.

Uwaga 2 – Od tego pola pojawia się pole „zaklik” – po prawej stronie ekranu. To pole ma trzy tryby:

pole niewybrane – ikona jako:  (oznacza brak wyboru warunku – należy go wybrać)

pole wybrane – ikona jako: („zaklik”oznacza, że warunek jest spełniony (true) oraz

pole niewybrane – ikona jako: (brak „zakliku” oznacza, że warunek nie jest spełniony (false)

Pole pozostawiamy bez „zakliku” (pusty kwadrat) – jeżeli w sporządzane sprawozdanie nie zawiera danych łącznych.

Jeżeli sprawozdanie zawiera dane łączne (obejmujące wewnętrzne jednostki organizacyjne sporządzające samodzielne sprawozdania finansowe) do pole powinno zostać „zaklikane”.

Uwaga – czytniki eSF w postaci plików xml dla pola „zakliku” podają wartość „true” (prawda), a dla braku zakliku „false” (fałsz). To prawidłowe działanie programu i nie należy się tym niepokoić.

Punkt 5 Wskazanie, czy sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuowania działalności gospodarczej przez jednostkę w dającej się przewidzieć przyszłości oraz czy nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania przez nią działalności
 

5A – jeżeli sprawozdanie finansowe zostało sporządzone przy założeniu kontynuacji […] – stawiamy „zaklik” (jak powyżej); w przeciwnym razie pozostawiamy pole wyboru puste.

5B – jest polem na weryfikację wiedzy z logiki . Naszym zdaniem, jeżeli nie istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuacji – pole wybory oznaczamy zaklikiem (jak powyżej); w przeciwnym razie pole wyboru pozostawiamy puste.

5C – należy w nim podać okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania działalności.

W naszej ocenie pole 5C powinno być zawsze wypełnione wyboru jeżeli pole 5B zostanie oznaczone jako puste (tzn. jeżeli istnieją okoliczności wskazujące na zagrożenie kontynuowania działalności przez jednostkę).

Punkt 6 W przypadku sprawozdania finansowego sporządzonego za okres, w ciągu którego nastąpiło połączenie, wskazanie, że jest to sprawozdanie finansowe sporządzone po połączeniu spółek, oraz wskazanie zastosowanej metody rozliczenia połączenia (nabycia, łączenia udziałów)

Niby sprawa wydaje się prosta, a jednak…

W strukturze logicznej pliku udostępnionego przez MF ten punkt brzmi (druga kolumna od lewej):

Postawienie „zakliku” w Punkcie 6A bądź pozostawienie punktu 6A bez „zakliku” wprowadza obligatoryjność opisu w polu 6B. To wynika ze zdefiniowanych warunków struktury logicznej dostarczonej przez MF.

Naszym zdaniem, ze przypadku, w którym sprawozdanie finansowe obejmuje okres, w którym nie nastąpiło połączenie z innym podmiotem – Punkt 6A powinien pozostać pusty (logiczny warunek – false).

Wówczas w polu 6B rekomendujemy wpisać informację, iż „sprawozdanie finansowe obejmuje okres, w którym nie nastąpiło połączenie z innym podmiotem”. (jak w zrzucie powyżej). Pozostawienie pustego pola w 6A i 6B albo zaklikanego pola 6A i pustego 6B nie pozwoli wygenerować pliku xml. Pole 6B pojawi się na czerwono – do uzupełnienia (poniżej).

Punkt 7 Omówienie przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym metod wyceny aktywów i pasywów (także amortyzacji), ustalenia wyniku finansowego oraz sposobu sporządzenia sprawozdania finansowego w zakresie, w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru.

Wszystkie pola w punkcie 7 są obligatoryjne. Uwaga, pola są ograniczone co do ilości 3 500 znaków (spacja to też znak). Jeżeli gdzieś musimy wprowadzić szerszy opis – musimy dodać kolejne pole naciskając ikonę „+” z lewej strony okna – jak w przykładzie powyżej.

Opis do pól możemy wkleić ze schowka, kopiując ten opis np. z pliku MS Word.

Uwaga – liczenie znaków znajdziemy w MS Word w zakładce Recenzja tutaj:

Kroki czynności:

1. W otwartym pliku Word klikamy zakładkę Recenzja.
2. Zaznaczamy obszar tekstu, dla którego chcemy ustalić ilość znaków.
3. Wybieramy z Menu: Statystyka wyrazów
4. Pojawia się okno z ilością znaków – Statystyka wyrazów (w zależności od zaznaczonego fragmentu tekstu należy zaznaczyć pole na dole „Dołącz pola tekstowe, przypisy dolne i końcowe”

Punkt 8 Informacja uszczegóławiająca wynikająca z potrzeb lub specyfiki jednostki

Pole nieobligatoryjne. Może służyć do dodania opisu jaki Użytkownik uważa za właściwy.

3. Bilans (wraz z uwagami ogólnymi do innych zakładek)

Uwaga ogólna 1 – wybór zakładek pozostałych, tj. Bilans, Rachunek zysków i strat, Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnych, Rachunek przepływów pieniężnych czy Dodatkowe informacje i objaśnienia wymaga zaczytania przez program dość znacznej ilości danych wsadowych, widok danej zakładki dostępny jest po chwili oczekiwania.

Uwaga ogólna 2 – dla zakładek: Bilans, Rachunek zysków i strat, Zestawienie zmian w kapitale (funduszu) własnych, Rachunek przepływów pieniężnych – MF określiło kolumny:

1. Bieżący rok obrotowy – Dane na koniec bieżącego roku obrotowego (kolumna obligatoryjna),
2. Poparzeni rok obrotowy – Dane na koniec poprzedniego roku obrotowego (kolumna obligatoryjna),
3. Dane porównawcze – Przekształcone dane porównawcze na koniec poprzedniego roku obrotowego (kolumna fakultatywna).

Uwaga – odrębne kolumny dla noty podatkowej – opis w odrębnym punkcie.

Uwaga ogólna 3 – wprowadzając dane w groszach możemy używać przecinka lub kropki. Program zamienia przecinki na kropki. To jest prawidłowe działanie programu. W czytnikach plików xml dane widać z przecinkami.

Uwaga ogólna 4 – pomiędzy polami możemy przechodzić tabulatorem (przyciskiem „Tab”).

Uwaga ogólna 5 – program rozróżnia pole puste (bez wartości) od pola z wartością zero. Pola puste są pomijane przy tworzeniu pliku xml. To jest prawidłowe działanie programu. Jeżeli Użytkownik chce mieć w pliku xml wiersze z wartościami zerowymi (dla dwóch okresów) musi w polach wprowadzić wartości zerowe.

Uwaga ogólna 6 – jeżeli w danych porównawczych jest jakaś wartość różna od zera to dla roku bieżącego wiersz ten musi też być wypełniony, jeżeli nie ma wartości należy wpisać zero i analogicznie dla danych z roku bieżącego, przy braku danych za roku poprzedniego – przykład poniżej – ramka 1 i 2.

Uwaga ogólna 7 – uzupełniamy wszystkie pola występujące w firmie, w odpowiednich miejscach, w odpowiednich kwotach.

Uwaga ogólna 8 – jeżeli Użytkownik ma rozbudowany wzór sprawozdawczy (niż precyzuje załącznik nr 1 do UoR) dodatkowe wiersze może dostawić klikając pole z Menu Pokaż informację uszczegóławiającą – ramka nr 3 powyżej i zrzut uszczegóławiający poniżej.

Rekomendujemy pracę bez zaznaczenia pola Pokaż informację uszczegóławiającą (na programie pracuje się sprawniej i szybciej). Wybór tej opcji jest natomiast konieczny przy pracy nad notą podatkową (w Dodatkowych informacjach i objaśnieniach).

4. Rachunek zysków i strat

Standardowo Program ustawiony jest na prezentację danych w rachunku wyników w wariancie porównawczym. Jeżeli wzór sprawozdawczy danej Firmy przewiduje wariant kalkulacyjny Użytkownik wybiera go poprzez pole wyboru – zrzut poniżej:

5. Rachunek przepływów pieniężnych

Standardowo rachunek przepływów pieniężnych otwiera się w wariancie metody pośredniej. Zmiana wariantu na metodę bezpośrednią – analogiczne zasady jak w rachunku zysków i strat.

Uwaga – MF wprowadziło obligatoryjność wpisania wartości do wierszy dotychczas uznawanych za prezentacyjne! Powyższe wynika ze struktury logicznej plików udostępnionych przez MF. Dotyczy to pól/wierszy: A, B i C

Niewypełnienie tych wierszy A, B, C (w sytuacji, w której są wartość w danej działalności (sekcji) rachunku przepływów pieniężnych) wartościami spowoduje brak walidacji pliku xml na bramce KRS!

Rekomendujemy wpisanie wartości do tych wierszy będących podsumowaniem przepływów netto z danej działalności. => czyli dla A = A.III

6. Dodatkowe informacje i objaśnienia

Ta zakładka ma dwie części (zrzut poniżej):

1. Informacja dodatkową bez noty podatkowej (1)
2. Nota podatkowa. (2)
   

1. Informacja dodatkowa poza nota podatkową (1)

MF określając format (wytyczne) eSF podało strukturę logiczna kluczy dla:

1. Wprowadzenia do sprawozdania finansowego,
2. Aktywów bilansu,
3. Pasywów bilansu,
4. Rachunku zysków i strat,
5. Zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym,
6. Rachunku przepływów pieniężnych,
7. Noty podatkowej.

Informacja dodatkowa (poza notą po podatkową) ma formę nieustrukturyzowaną, co oznacza, iż można ją sporządzić jak dotychczas np. w plikach MS Word, a następnie zamienić np. na plik pdf i dołączyć do e-Sprawozdania w XML. Taki plik pdf z informacją dodatkową jest wewnątrz pliku XML i nie jest odrębnie podpisywany (Więcej na ten temat na końcu tego punktu – tam również aktualny zrzut ekranu obejmujący funkcje: załącz, usuń, pokaż).

W polu informacji dodatkowej można też wprowadzić opis (pole ograniczone co do ilości znaków do 3 500). Biorąc pod uwagę, że informacja dodatkowa zawiera z reguły również tabele – to rozwianie to – nie będzie możliwe w praktyce – nie możemy wgrać do pola tekstowego – tekstu z tabelą.

Oczywiście informacja dodatkowa nie musi być sporządzona w pliku pdf czy word. Możliwy jest dowolny plik określony przez MF (np. jako doc., odt, .pdf, .jpg, .xls, .rft).

Uwaga, tworząc nazwy plików czy xml, czy plików załączników z informacją dodatkową (dodawanych do pliku xml na etapie jego tworzenia) nie należy używać:

1. znaków spacji,
2. znaków specjalnych,
3. polskich znaków.

Znaki te w systemie walidacyjnym KRS nie są rozpoznawane i powodują brak pozytywnej walidacji pliku na bramce KRS.

Zdecydowanie rekomendujemy użycie prostych nazw w postaci: ABC2018.xml ; IDABC2018.pdf – proponowana nazwa pliku z informacją dodatkową.

Można używać znaku podkreślenia pomiędzy wyrazami: ABC_2018.xml ; ID_ABC_2018.pdf – przykład zrzut poniżej.

W tym polu można naciskając przycisk trójkąta z prawej strony plik załączyć, usunąć, zobaczyć – otworzyć.

Jeżeli chcemy umiescić w pliku xml więcej niż jeden plik pole secji pierszej zakładki Dodatkowe informacje i objasnienia można powilić naciskając przycisk plusa z prawj strony pola. Minusem usuwamy pole nadmiarowe.

2. Nota podatkowa (2)

Uwaga ogólna – uwaga praca w nocie podatkowej wymaga obowiązkowego wyboru z Menu programu opcji „Pokaż informację uszczegóławiającą” Opcja ta rozwija wiersze noty podatkowej. Kolejne wiersze uszczegóławiające dodajemy klikając ikonę „+”

1. Skąd taki wzór noty podatkowej jak powyżej?

Podstawa prawna wzoru noty podatkowej wynika z art. 45 ustawy o rachunkowości

Art. 45 […]

1f) Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

1g) Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Taki a nie inny wzór noty podatkowej wynika z opublikowanych przez Ministerstwo Finansów struktur logicznych sprawozdania finansowego.

Więcej informacji tutaj: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/

2. Ilość kolumn noty podatkowej

Dla noty podatkowej MF zdefiniowało po 3 analogiczne kolumny dla roku bieżącego (1) oraz roku poprzedniego (2):

1. Kolumna z zysków kapitałowych
2. Kolumna z innych źródeł przychodów
3. Kolumna Wartość łączna
   

Uwaga, dla każdego tytułu zwiększenia i zmniejszenia podstawy opodatkowania Użytkownik zobowiązany jest podać podstawę prawną (przykład poniżej).

Uwaga, według wytycznych MF tytuły zwiększeń i zmniejszeń podstawy opodatkowania należy rozpisać z taką szczegółowością by ewentualny wiersz „pozostałe” miał wartość mniejszą niż 20 000,00 zł.

Uwaga – dla roku 2018 w Nocie podatkowej MF określiło jako obligatoryjne jedyne dane łączne dla roku bieżącego. Pozostałe pola – z kolumny z zysków kapitałowych oraz z kolumny z pozostałych źródeł przychodów, jak również pola danych za rok poprzedni są fakultatywne. Uwaga – nie wiadomo czy wymogi, co do obligatoryjności tych pól nie zmienią się w przyszłości).

Powyższa informacja pochodzi ze strony MF: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/pytania-i-odpowiedzi/

III. Pozostałe informacje, w tym wygenerowanie pliku xml

1. Zakończenie pracy nad eSF

Dane w sprawozdaniu zapisujemy klikając przycisk Zapisz.

Rekomendujemy sukcesywne zapisywanie wprowadzanych danych dla danego sprawozdania.

2. Sprawdzenie wypełnienia pól w eSF.

Program zawiera określone przez MF testy walidacyjne. Przed zakończeniem pracy należy sprawdzić, czy wszystkie pola określone przez MF (z uwzględnieniem uwagi z punktu Kolory pól w Programie) zostały wypełnione.

W celu sprawdzenia poprawności wypełnienia pól wybieramy z Menu Programu „Sprawdzenie”

Jeżeli nie wszystkie pola obligatoryjne zostały wypełnione, pojawia się raport:

Od wersji Programu 2.0.5.0 możliwy jest export do pliku xml pomimo niewypełnienia wszystkich obligatoryjnych pól w Programie, stosowny komunikat pojawi się na ekranie.

Uwaga, w przypadku exportu pliku xml bez wypełnienia w Programie obligatoryjnych pól – tak wygenerowany plik xml z oczywistych względów nie waliduje się na bramce KRS!

Uwaga – w sytuacji pojawienia się pola, które widzimy, że jest wypełnione, a pojawia się w raporcie Lista pól obowiązkowych do wypełnienia (i w rezultacie nie pozwala nam wyeksportować pliku z xml), rozwiązaniem może być zapisanie sprawozdania, wyjście z Programu, wejście ponowne do Programu i otworzenie danego sprawozdania.

Uwaga – rekomendujemy po zastosowaniu funkcji „Sprawdzenie” (i braku uzyskania raportu Lista pól obowiązkowych do wypełnienia) przejście przez poszczególne zakładki celem sprawdzenia, czy Program nie oznacza jeszcze jakiś pól na czerwono (tzn. do wypełnienia). MF wprowadziło obligatoryjność pól typu „rodzic” dopiero w momencie wprowadzenia danych do pól typu „dzieci” (pola składowe). Co oznacza, że tak długo jak pola niższej hierarchii nie są wypełnione pola wyższej hierarchii nie są obligatoryjne. W szczególności należy upewnić się iż pola/wiersze A, B i C w rachunku przepływów pieniężnych zostały wypełnione, jeżeli występują przepływy danej działalności.

3. Testowa walidacja otrzymanego z Programu pliku xml z eSF na bramce KRS

Rekomendujemy przeprowadzanie testowej walidacji stworzonego w Programie pliku xml z eSF na bramce KRS. Szczegóły tej procedury są opisane tutaj – pojawiają się po kliknięciu pola „Walidacja XML”

4. Kolory pól w Programie

Kolor jasny, na większości ekranów pojawiający się, jako jasny błękit oznacza pola obligatoryjne. Kolor szary, oznacza pola fakultatywne. UWAGA – ten podział jest TYLKO na potrzeby minimalnych testów walidacyjnych dokonywanych przez MF. Testy te przenieśliśmy na poziom Programu.

Jeżeli w danym podmiocie w sprawozdaniu finansowym występują pola określone przez MF jako fakultatywne, to są to oczywiście pola obligatoryjne w znaczeniu merytorycznym i jako takie MUSZĄ zostać wypełnione w Programie. W przeciwnym razie wygenerowany w Programie plik xml nie będzie prawidłowy – kompletny w znaczeniu merytorycznym, będzie spełniał jedynie minimalne testy walidacyjne określone przez MF.

5. Wygenerowanie pliku xml zawierającego eSF.

Klikamy w Menu ikonę Eksportuj, pojawia się okno, w którym wybieramy ścieżkę w jakiej chcemy zapisać plik xml z eSF na naszym komputerze bądź serwerze.

Uwaga, tworząc nazwy plików czy xml, czy plików z informacją dodatkową (dodawanych do pliku xml na etapie jego tworzenia) nie należy używać:

1. znaków spacji,
2. znaków specjalnych,
3. polskich znaków.

Znaki te w systemie walidacyjnym KRS nie są rozpoznawane i powodują brak pozytywnej walidacji pliku na bramce KRS.

6. Import pliku xml zawierającego eSF.

Program umożliwia odczyt pliku xml z eSF utworzonym zgodnie ze struktura logiczną zdefiniowaną przez MF. Klikamy ikonę Importuj i wskazujemy miejsce na dysku, w którym znajduje się plik xml z eSF jaki chcemy zaimportować. Uwaga – Program importuje (czyta) pliki xml niepodpisane oraz podpisane podpisem ePUAP lub zewnętrznym podpisem kwalifikowanym. Importujemy podpisany plik xml a nie plik podpisu! Program nie informuje o podpisaniu zaimportowanego pliku. Program nie czyta plików xml podpisanych wewnętrznym podpisem kwalifikowanym, ponieważ ten zmienia rozszerzenie pliku z *.xml na *.xml.xades

Uwaga – import należy poprzedzić najpierw zdefiniowaniem Firmy, jeżeli otwieramy plik xml dla firmy jeszcze niezdefiniowanej. Następnie klikamy przycisk „Zapis” i nadajemy nazwę zaczytanemu xml (eSF).

7. Eksport eSF do pliku PDF

Po naciśnięciu klawisza Eksportu PDF pojawia się okno do zapisu pliku pdf z ESF.

Program pyta nas czy chcemy zapisać xml z eSF wraz z jego załącznikami (wówczas we wskazanej lokalizacji na dysku pojawi się plik pdf z prezentacja danych eSF oraz wszystkie pliki zagnieżdżone w pliku xml w ramach oddania ich w informacji dodatkowej (ostatnia zakładka programu).

Od wersji Programu 2.0.5.0 możliwy jest export do pliku pdf pomimo niewypełnienia wszystkich obligatoryjnych pól w Programie, stosowny komunikat pojawi się na ekranie.

8. Podpisanie pliku xml z eSF następuje poza Programem.

Ustawodawca stwierdza, iż „Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.”

Umieszczamy plik xml ze sprawozdaniem finansowym na dysku komputera lub na wspólnym dysku i kolejne osoby (osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wszyscy członkowie Kierownika Jednostki – dla spółek – wszyscy członkowie zarządu spółki) go podpisują.

Podpisywany jest sam plik xml (informacja dodatkowa np. w pliku pdf dodana w Programie znajduje się wewnątrz pliku xml i nie podlega odrębnemu podpisaniu).

Podpisanie pliku profilem zaufanym ePUAP tworzy tzw. podpis wewnętrzny, podpisanie podpisem kwalifikowanym daje możliwość złożenia podpisu wewnątrz pliku (podpis wewnętrzny) bądź na zewnątrz pliku (podpis zewnętrzny).

Procedura podpisania pliku xml podpisem ePUAP jest opisana na naszej stronie internetowej: https://elektroniczne-sprawozdania.pl/podpis-epuap/

Nasze testy wykazały, iż w przypadku próby połączenia podpisów w pliku xml z eSF wykonanych metodą mieszaną, to jest zarówno potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP jak i podpisem kwalifikowanym mogą pojawiają się problemy techniczne, które uniemożliwiają połączenie podpisów. Odnosimy wrażenie, iż nie wszyscy dostawcy podpisu kwalifikowanego przewidzieli w obecnych wersjach programów możliwość dodania podpisu kwalifikowane do plików xml podpisanych podpisem ePUAP. Rekomendujemy uprzedni test podpisania pliku xlm z eSF celem sprawdzenia technicznej możliwości złożenia podpisu.

Rekomendujemy dokonywanie podpisów kwalifikowanych jako podpisów zewnętrznych z następującymi ustawieniami (przykład dla dostawcy Certum):

Dotychczasowe pliki jpk (np. jpk VAT) były/są podpisywane przez jedną osobę i są wysyłane na bramkę MF wspólną dla wszystkich, co umożliwia generowanie i wysyłanie tych blików bezpośrednio z programów ich edytujących.

E-sprawozdania podmiotów wpisanych do KRS nie są wysyłane na wspólna „bramkę” w KRS, wysyłka jest możliwa do KRS po zalogowania się do indywidualnych kont/profili na KRS. Co oznacza, iż nie ma technicznej możliwości wysłania e-sprawozdania do KRS w sposób zautomatyzowany bezpośrednio z programu je generującego.

W naszej ocenie ewentualne umieszczenie możliwości wykonania podpisu bezpośrednio w aplikacji tworzącej plik e-sprawozdania jest dodatkowym utrudnieniem dla osób podpisujących. Podpis poza programem – np. w określonym katalogu na dysku sieciowym jest zdecydowanie prostszym rozwiązaniem i może być zrobiony z dowolnego miejsca na świecie (pod warunkiem technicznej możliwości wejścia na dany serwer). Powyższe zdecydowało o zaproponowaniu rozwiązania, w którym podpis xml z eSF następuje poza Programem.

1. Skąd pochodzi terminologia użytych pojęć oraz numeracja pozycji w Programie?

Program został tak skonstruowany, by tytuły pozycji sprawozdawczych pochodziły bezpośrednio z plików xml udostępnionych przez MF, tym samym by uniknąć ewentualnych błędów Użytkowników.

Uwaga! Terminy mogą czasem nieznacznie się różnić od tego, do czego księgowy jest przyzwyczajony, w szczególności do numeracji wierszy. Staraliśmy się odwzorować w programie terminologię użytą przez MF przy definiowaniu wymagań technicznych dla eSF.

2. Długa nazwa z opisu wiersza się nie wyświetla?

W wymaganiach technicznych udostępnionych przez MF występują długie nazwy opisu wierszy. Twórcy programu celowo nie zwiększali obszaru pól w programie by wyświetlić cały zdefiniowany przez MF opis. Darząc do przejrzystości, przyjęliśmy rozwiązanie, w którym pełen opis pojawia się w dymku po najechaniu na dany wiersz z opisem.

3. Przechodzenie między komórkami i kolumnami.

Używamy klawisza „Tab” (klawisz tabulacji).

4. „Pokaż tylko obowiązkowe wiersze”

Uwaga! funkcja Pokaż tylko obowiązkowe wiersze prezentuje pola określone przez MF jako obowiązkowe, przykładowo w RZiS są to pola wyniku brutto i wyniku netto.

UWAGA – ten podział (pola obligatoryjne) jest TYLKO na potrzeby minimalnych testów walidacyjnych dokonywanych przez MF. Testy te przenieśliśmy na poziom Programu.

Jeżeli w danym podmiocie w sprawozdaniu finansowym występują pola określone przez MF jako fakultatywne, to są to oczywiście pola obligatoryjne w znaczeniu merytorycznym i jako takie MUSZĄ zostać wypełnione w Programie. W przeciwnym razie wygenerowany w Programie plik xml nie będzie prawidłowy – kompletny w znaczeniu merytorycznym, będzie spełniał jedynie minimalne testy walidacyjne określone przez MF.

Gratulujemy dotarcia do końca instrukcji! To nie zdarza się często .

Życzymy dużo satysfakcji z pracy nad eSF z użyciem programu Consolia e-Sprawozdanie.

Zespół APP TREND Sp. z o.o.

Wszelkie uwagi w zakresie działania Programu prosimy kierować na adres:

biuro@elektroniczne-sprawozdania.plZapraszamy na stronę internetową

https://elektroniczne-sprawozdania.pl/

celem pobrania nowej wersji oprogramowania

i zapoznania się z rozwojem Programu.

APP TREND Sp. z o.o.