Baza wiedzy

e-Sprawozdania powodują trochę trudności na różnych etapach, ale jest możliwe przez nie „przebrnąć”. Zasadniczo w opinii ekspertów elektroniczna sprawozdawczość to dobry krok w kierunku nowoczesnej, przyszłej e-współpracy z urzędami oraz instytucjami rynku i ta pozytywna opinia, by przeważała, gdyby nie trzeba było przez to przebrnąć kiedyś po raz pierwszy! Spróbujmy przejść przez najbardziej newralgiczne obszary, w teorii i praktyce.

Proszę podsyłać również zapytania i spostrzeżenia. Pytania i odpowiedzi będziemy anonimowo zamieszczać na naszej stronie internetowej.

Użyte skróty:

eSF – sprawozdanie finansowe jednostki wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, sporządzone w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianym w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych (uwaga – nie dotyczy podmiotów raportujących zgodnie z MSR/MSSF);

KRS – rejestr przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego;

MF – ministerstwo Finansów;

UoR – Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (j.t. Dz.U.2018.395, ze zm.)

  1. Skąd wynika obowiązek sporządzenia eSF?

Podstawa prawna eSF wynika z art. 45 ustawy o rachunkowości:

Art. 45. […]

1 f) Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

1 g) Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

1 h) Sprawozdania finansowe sporządzane zgodnie z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych.

Więcej informacji tutaj: https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/

  1. Gdzie zamieszczamy podpisane eSF podmiotów wpisanych do KRS?

Uwaga – obecnie podmioty zarejestrowane w KRS i posiadające numer w tym rejestrze elektroniczne sprawozdanie finansowe w postaci pliku xml przesyłają do KSR. Nie wysyłają ich do urzędu skarbowego czy Ministerstwa Finansów (to KRS będzie przekazywał złożone w nim dane finansowe do MF).

Obecnie eSF zamieszczamy do KRS po zalogowania się do indywidualnych kont/profili w KRS.

Jest to możliwe na stronie: https://ekrs.ms.gov.pl

Krok 1 – rejestracja konta/profilu podmiotu

Krok 2 – Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych

baza wiedzy

Każdy podmiot zarejestrowany w KRS zobowiązany jest do stworzenia swojego profilu na stronie KRS (profil ten umożliwia przekazanie danych do KRS, w tym eSF. Potem postępujemy wg. wytycznych.

Kolejny krok to po zalogowaniu do konta/profilu w bazie KRS: Przygotowanie i składanie zgłoszeń

  1. Gdzie zamieszczamy informację dodatkową do sprawozdania finansowego?

MF określając format (wytyczne) eSF podało strukturę logiczna kluczy dla:

  1. Wprowadzenia do sprawozdania finansowego,
  2. Aktywów bilansu,
  3. Pasywów bilansu,
  4. Rachunku zysków i strat,
  5. Zestawienia zmian w kapitale (funduszu) własnym,
  6. Rachunku przepływów pieniężnych,
  7. Noty podatkowej.

Informacja dodatkowa (poza notą po podatkową) ma formę nieustrukturyzowaną, co oznacza, iż można ją sporządzić jak dotychczas np. w plikach MS Word, a następnie zamienić np. na plik pdf i dołączyć do e-Sprawozdania w XML. Taki plik pdf z informacją dodatkową jest wewnątrz pliku XML i nie jest odrębnie podpisywany.

  1. Czy sprawozdanie zarządu z działalności podpisujemy oddzielnie?

Odrębnego podpisania wymaga Sprawozdanie zarządu z działalności (sporządzane na postawie art. 49 UoR). Nie jest ono elementem samego sprawozdania finansowego jako jednej struktury XML, ale jest dołączane do eSF, np. w formacie ODRĘBNEGO pliku PDF. Należy pamiętać, że ten plik również powinien być podpisany.

Dla Sprawozdania zarządu z działalności MF nie dało wytycznych co do struktury logicznej, tylko UoR w art. 49 ust. 7 stwierdza iż: „W przypadku podmiotów wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sprawozdanie z działalności jednostki sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.”

  1. Logowanie się na profilu KSR w celach testowych.

Warto, nawet dla niepodpisanego kompletnie sprawozdania finansowego, przejść proces próbnej rejestracji eSF na stronie KRS (bez ostatecznego zatwierdzenia). Aby przeprowadzenie takiego było możliwe plik xml musi być podpisany minimum jednym podpisem, np. kwalifikowanym. Bramka KRS prowadzi użytkownika „za rękę”, wraz z informacją czy podany plik XML jest poprawny, czy nie ma problemu z podpisami. Sprawdzimy w ten sposób, czy wszystko załączyliśmy oraz czy jest poprawny format pliku XML.

Dla podstawianego pliku xmln – ostatecznie na bramce KRS, w kroku 4 pojawia się komunikat:

Jest to jeszcze krok przed wysłaniem zgłoszenia do repozytorium dokumentów finansowych:

  1. ePUAP czy podpis kwalifikowany

Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym (podpis zewnętrzny) lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (podpis wewnętrzny).

Do podpisania eSF zobowiązane są wszystkie osoby mające zgodnie z UoR złożyć podpis: kierownik jednostki (dla spółek: wszyscy członkowie zarządu) + osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.

Tyle w teorii.

Nasz Zespół testował oddzielnie podpisywanie potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP-me i podpisem kwalifikowanym (podpis zewnętrzny, tworzy się odrębny plik z samym podpisem: xades). Oba warianty działają bez zarzutu, ale jako warianty oddzielne!

Kwestia łączenia podpisów potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP z podpisem kwalifikowanym nie do końca działa we wszystkich typach podpisów kwalifikowanych. Najważniejsze jest by najpierw podpisać wewnętrznym profilem zaufanym ePUAP, a potem kwalifikowanym. Nie rekomendujemy jednak tego rozwiązania, proces podpisów jest złożony i nie dla wszystkich typów podpisów kwalifikowanych działa (pozytywnie przeszedł test dla podpisu SZAFIR z Krajowej Izby Rozliczeniowej, ale może mieć też na to wpływ wersja aktualnego oprogramowania). Zapewne dostawcy podpisów kwalifikowanych poprawią drobne usterki i w przyszłym roku proces łączenia różnych typów podpisów zadziała sprawniej.

Instrukcja podpisywania ePUAP-em będzie zamieszczona przez nas oddzielnie.

  1. Jeśli podpis kwalifikowany – to jaki typ podpisu.

Korzystaliśmy z zewnętrznego podpisu o nazwie xades. Należy pamiętać, by główny plik z XML oraz jego podpis przechowywać łącznie, bez zmian nazw pliku po ich podpisaniu.

  1. Ważne linki

Ministerstwo finansów i KRS umożliwiło podatnikom składanie szczegółowych zapytań na poniższe adresy:

MF adres email: sf.helpdesk@mf.gov.pl ; https://www.podatki.gov.pl/e-sprawozdania-finansowe/

KRS adres email: krs@ms.gov.pl

Ciąg dalszy nastąpi

Przekazane przez nas informacje wynikają z naszej najlepszej wiedzy. Nie odpowiadamy za skutki decyzji podjętych w oparciu o przekazane przez nas informacje.
Wszelkie prawa zastrzeżone dla App Trend Sp. z o.o. Zabrania się kopiowania fragmentów i całości tekstu bez zgody firmy App Trend Sp. z o.o.

Kontakt

Poznań - siedziba spółki

Biuro Zarządu
App Trend Spółka z o. o.
ul. Poznańska 62 lok. 4, 60-853 Poznań

siedziba w Poznaniu

Bydgoszcz – Biuro II

App Trend Sp. o.o.
ul. Sobieszewska 3/ B203-212
85-713 Bydgoszcz

siedziba w Bydgoszczy

Zapraszamy do kontaktu z nami za pomocą formularza.

Podaj poprawny numer telefonu, a oddzwonimy w najszybszym możliwym terminie.